7 เคล็ดลับในการสร้างอีเมล์ไม่ล้นหลาม

คนโดยเฉลี่ยใช้เวลาถึง28 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ทำงานของเขาจะผ่านอีเมล

ซึ่งอาจดูเหมือนว่ามีขอบเล็กน้อยสำหรับบางคน แต่ถ้าคุณเพิ่มภาระงานพิเศษที่มาพร้อมกับการเป็นผู้ประกอบการคุณสามารถจินตนาการได้ว่าระยะเวลาที่ใช้ในการอ่านและตอบกลับอีเมลถึงสองเท่าหรือแม้แต่สามเท่าทำให้ยากที่จะได้รับอะไรมากมาย วัน.

เพื่อลดปริมาณของเวลาที่ใช้ผ่านการเรียงลำดับอีเมล (เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลามากขึ้นที่ได้รับจริงงานที่ทำ) พิจารณาการแนะนำการปฏิบัติใหม่เป็นประจำอีเมลรายสัปดาห์ของคุณ มีคู่มือช่วยเหลือด้วยตนเองหลายร้อยฉบับบนอินเทอร์เน็ตซึ่งแต่ละฉบับอ้างว่าลดความไม่มีประสิทธิภาพของอีเมลและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ – แต่ผู้ที่สามารถใช้งานได้ล้นหลาม

โชคดีที่ฉันได้อ่านดำเนินการและปรับแต่งเกือบทุกขั้นตอนการสับอีเมลที่มีอยู่และรวบรวมกระบวนการที่สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรักษาประสิทธิภาพการสื่อสาร รับจดทะเบียนบริษัท

เกี่ยวกับ  5 เคล็ดลับในการควบคุมกล่องจดหมายของคุณ

1. บทสนทนาไม่ได้มีไว้สำหรับอีเมล หัวข้ออีเมลบางหัวข้อสามารถแก้ไขได้ง่ายด้วยการโทรธรรมดา การจับตาดูโอกาสในการรับมือกับปัญหาในคนหรือทางโทรศัพท์สามารถช่วยประหยัดทั้งสองฝ่ายได้เป็นอย่างดี การกระโดดทางโทรศัพท์ยังมีความเฉลียวฉลาดถ้าหัวข้ออีเมลส่งผลให้เกิดความไม่ลงรอยกันหรือการโต้เถียงที่ร้อนแรง

2. สร้างแท็กสำหรับอีเมลของคุณ วิธีหนึ่งในการจัดระเบียบกล่องจดหมายคือการสร้างแท็ก ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตั้งชื่ออีเมล “NC” ไว้ว่าไม่สำคัญหรือ “C” เป็นสำคัญ จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าตัวกรองที่ส่งต่อไปยังโฟลเดอร์บางประเภทสำหรับการอ่านที่มีลำดับความสำคัญได้

ลดเสียงรบกวนที่ไม่จำเป็น หากหัวข้อยาวเริ่มขึ้นกับพนักงานหลายคน CC ให้ระบุว่าใครไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นและย้ายไปยัง BCC อธิบายในการตอบกลับของคุณว่าเป็นใคร BCC และทำไม การปฏิบัตินี้สามารถช่วยให้พนักงานของคุณปวดหัวมากและเสียเวลา

4. ใช้นิสัยใน Twitter การใช้เครื่องหมาย “@” เพื่อระบุขั้นตอนการดำเนินการภายในหัวข้ออีเมลสามารถป้องกันไม่ให้รายการหายไปได้ ทำให้พนักงานสามารถสแกนอีเมลได้อย่างรวดเร็วเพื่อดูว่ามีการกล่าวถึงหรือไม่ (เช่นฉันจะมี @Jay จากทีมของฉันตั้งเวลาให้เราปรึกษาเรื่องที่ส่งมอบ)

ที่เกี่ยวข้อง:  ต้องการสร้างรายได้อีเมล์ไม่พอใจ? ทำ 6 สิ่งเหล่านี้

5. กำจัดขนในอีเมลของคุณ อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งควรมีความชัดเจนและรัดกุม ควรเป็นอย่างดีคิดออกมิตรสั้นและปราศจากข้อผิดพลาด

6. ให้ความเชื่อถือกับทีมของคุณในการทำงาน ไม่จำเป็นต้องมีการยืนยันการได้รับเช่น “got it” หรือ “OK” คุณควรมั่นใจในทีมงานของคุณที่จะตอบรับคำตอบเหล่านี้

7. เรียนรู้วิธีบูมเมอแรง คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันบูมเมอแรงเพื่อตั้งค่าล่วงหน้าเมื่อข้อความรีไซเคิลในกล่องจดหมายของคุณ ขึ้นอยู่กับความสำคัญของข้อความคุณสามารถให้พวกเขาปรากฏตัวได้อีกครั้งในวันสัปดาห์หรือเป็นเดือน การทำเช่นนี้จะทำให้กล่องจดหมายของคุณงอและช่วยให้คุณสามารถติดตามหัวข้ออีเมลที่สำคัญได้ คุณยังสามารถสร้างบูมเมอแรงสำหรับรายการที่ต้องทำและส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายของคุณเป็นครั้งคราวเพื่อการแจ้งเตือนที่สดใหม่

Leave a Reply

Required fields are marked*