ประโยชน์หลักสามประการของการออนบอร์ดดิจิทัลใน HR

ในด้านทรัพยากรบุคคล การปฐมนิเทศหมายถึงกระบวนการต้อนรับและแนะนำพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กร กระบวนการนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับบทบาทและวัฒนธรรมของบริษัทเพื่อให้พวกเขา…
ในด้านทรัพยากรบุคคล การปฐมนิเทศหมายถึงกระบวนการต้อนรับและแนะนำพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กรรับจดทะเบียนบริษัท  กระบวนการนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับบทบาทและวัฒนธรรมของบริษัท เพื่อให้สามารถเป็นสมาชิกที่มีประสิทธิภาพขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าบริษัทที่มีกระบวนการปฐมนิเทศที่แข็งแกร่งปรับปรุงการรักษาพนักงานใหม่ได้ 82% และผลิตภาพได้ 70% ในทางกลับกัน องค์กรที่มีกระบวนการเริ่มต้นที่อ่อนแอมักจะสูญเสียพนักงานใหม่ในปีแรก

อัตราการหมุนเวียนที่สูงส่งผลกระทบอย่างหนักต่อทุกธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงขนาดธุรกิจ ตามรายงานการเก็บรักษาของ Work Institute 2017 ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนพนักงานคือ 33% ของเงินเดือนประจำปี ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานที่ออกจากองค์กรอาจส่งผลเสียต่อแบรนด์นายจ้าง ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และส่งผลเสียต่อผลกำไร

การจัดหากระบวนการเริ่มต้นที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกมีส่วนร่วมและยินดี นอกจากนี้ยังสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในที่ทำงานซึ่งจะช่วยปรับปรุงการรักษาพนักงาน

แม้จะมีประโยชน์ที่ชัดเจน แต่การสร้างและการนำโปรแกรมการเริ่มต้นใช้งานที่ประสบความสำเร็จก็สร้างความท้าทายให้กับมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคล ความท้าทายเหล่านี้รวมถึง:

กระบวนการแบบแมนนวลที่ใช้เวลานาน
ค่าใช้จ่ายสูงที่เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นใช้งาน
การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัคร
สร้างความมั่นใจในความสม่ำเสมอในกระบวนการออนบอร์ด
ความคาดหวังของผู้สมัครที่เพิ่มขึ้น
เพื่อจัดการกับความท้าทายเหล่านี้ มีบริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่เปลี่ยนไปใช้โซลูชันการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัล

ประโยชน์ของการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลคืออะไร

การเริ่มต้นใช้งานระบบดิจิทัลเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในหลากหลายวิธี ประโยชน์หลักสามประการคือ:

1. ช่วยลดงานเอกสารและกระบวนการที่ต้องใช้เวลานาน

จากการสำรวจของ HCI พบว่า 58% ขององค์กรกล่าวว่าโปรแกรมการเริ่มต้นใช้งานมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและงานเอกสาร สิ่งนี้แปลเป็นชั่วโมงของงานธุรการสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และประสบการณ์การปฐมนิเทศที่ไม่ดีสำหรับพนักงานใหม่

การเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัลช่วยเปลี่ยนโฟกัสจากงานเอกสารและกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองไปสู่ผู้คน ด้วยการใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR จะช่วยลดภาระงานของพวกเขา และสามารถใช้เวลามากขึ้นในการปรับปรุงการเดินทางของพนักงาน

ซอฟต์แวร์ปฐมนิเทศช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดเส้นทางเอกสารที่กำหนดเองได้ เพื่อให้แน่ใจว่าสัญญาจ้างได้รับการลงนามในลำดับที่ถูกต้องโดยบุคคลที่เหมาะสม คุณสมบัติการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลช่วยเร่งกระบวนการรวบรวมลายเซ็นและขจัดความยุ่งยากของเอกสารและไปรษณีย์ ยิ่งไปกว่านั้น ระบบเตือนอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าสัญญาจ้างงานและเอกสารอื่นๆ ได้รับการลงนามตรงเวลา

2. ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและรับรองการปฏิบัติตาม GDPR

แผนกทรัพยากรบุคคลรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากเกี่ยวกับพนักงานและผู้สมัคร ดังนั้น พวกเขาจึงต้องอุทิศเวลาและทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับ GDPR

บ่อยครั้งที่เราเห็นบริษัทรวบรวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของผู้สมัครผ่านช่องทางการสื่อสารที่ไม่ปลอดภัย (เช่น อีเมล) สิ่งนี้แสดงถึงความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างมาก เนื่องจากข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานอาจตกไปอยู่ในมือของผู้อื่นได้ง่าย

เครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลมีแบบฟอร์มออนไลน์ที่เข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางเพื่อรวบรวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากผู้สมัครด้วยวิธีที่ปลอดภัยและสอดคล้องกับ GDPR ข้อมูลและเอกสารจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์เพื่อให้สามารถเข้าถึงและเรียกค้นข้อมูลได้อย่างง่ายดาย สำหรับการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม สามารถตั้งค่าการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด การลบข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่สำคัญของพนักงานจะไม่ถูกเก็บไว้นานเกินความจำเป็น

ด้วยเหตุนี้ การเริ่มต้นใช้งานทางดิจิทัลจึงช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลบรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR ได้อย่างง่ายดาย

3. เป็นไปตามความคาดหวังของผู้สมัครที่เพิ่มขึ้น

ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้ถือเป็นงานที่ท้าทาย

ความคาดหวังของผู้สมัครเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ผู้สมัครที่มีความสามารถคาดหวังกระบวนการปฐมนิเทศที่สะดวกและให้ข้อมูล ความล่าช้า การไม่อัปเดตเป็นประจำ และกระบวนการที่ยุ่งยากอาจทำให้พนักงานใหม่พิจารณาและออกจากบริษัททันที

เครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลสร้างโปรแกรมการเตรียมความพร้อมที่ราบรื่นและมอบประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่พนักงานใหม่

ผู้สมัครสามารถอ่านเอกสารการเตรียมความพร้อม กรอกแบบฟอร์มการจ้างงานใหม่ และลงนามในสัญญาจ้างได้อย่างง่ายดายทุกเวลาและจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ในทางกลับกัน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะได้รับภาพรวมสถานะของผู้สมัครแต่ละคนและสามารถดำเนินการตามนั้นได้ หากผู้สมัครล้มเหลวในการเซ็นสัญญาจ้างงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถติดต่อเพื่อดูว่ามีคำถามหรือข้อกังวลเพิ่มเติมหรือไม่

โดยสรุป บทความจิตวิทยา การเริ่มต้นใช้งานระบบดิจิทัลไม่เพียงช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น