การประชุม – การจัดการการประชุม – ทำไมพวกเขาถึงเสียเวลา? กฎ 80/20 และ 5 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จ

คุณนั่งประชุมบ่อยแค่ไหนคิดว่า“ นี่เป็นการเสียเวลาเปล่า ฉันมีอีกหลายอย่างที่ต้องทำ ฉันหวังว่าฉันจะได้อยู่ที่อื่น” ฟังดูคุ้น ๆ ไหม? ฉันแน่ใจว่าเราทุกคนมีความคิดเหล่านี้ในคราวเดียวและบางทีสำหรับพวกเราบางคนมันเป็นเรื่องล่าสุดมาก! ประสบการณ์ของฉันในฐานะผู้จัดการสายงานผู้จัดการอาวุโสและนักจิตวิทยาองค์กรในช่วงสามสิบปีที่ผ่านมาหมายความว่าฉันมี เข้าร่วมและดำเนินการประชุมหลายครั้ง ในการทำงานของฉันหนึ่งในข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันได้รับจากทุกระดับขององค์กรคือ“ เราเสียเวลามากกับการนั่งคุยกัน ไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้น” ทำไมการประชุมหลายครั้งจึงเสียเวลาข้อสรุปของฉันคือการประชุมส่วนใหญ่:

  • ครอบคลุมข้อมูลที่สามารถแจกจ่ายโดยวิธีอื่น
  • จดจ่อกับอดีตมากเกินไป – สิ่งที่ผ่านไปมากกว่าสิ่งที่จะเกิดขึ้น
  • ไม่มีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนพร้อมผลลัพธ์ที่ตั้งใจ

ดังนั้นหากคุณต้องดำเนินการประชุมการตัดสินใจครั้งแรกในการตัดสินใจคือการประชุมประเภทใด –

  • นี่คือการประชุมที่ใช้ข้อมูลร่วมกันหรือการประชุมเพื่อแก้ปัญหาหรือไม่หากเป็นการประชุมข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน
    1. สามารถกระจายข้อมูลด้วยวิธีอื่น (เช่นอีเมล ฯลฯ ) ได้หรือไม่? ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมจึงประหยัดเวลาได้มาก
    2. หากความต้องการที่จะแบ่งปันข้อมูลนั้นต้องเป็นการประชุมแบบหนึ่งครั้งดังนั้นจุดเน้นของการประชุม (และเวลาที่ใช้) ควรจะเป็น
  • การมุ่งเน้นที่ผ่านมา 20% – เช่นการรายงานข้อมูล (เช่นผลลัพธ์) และ
  • การมุ่งเน้นในอนาคต 80% – คือการตัดสินใจว่าเราจะทำอย่างไรกับข้อมูล

การใช้“ กฎ 80/20” สำหรับการประชุมของคุณจะทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีส่วนร่วมและสามารถเห็นประโยชน์ที่แท้จริงของการประชุม อย่างไรก็ตามถ้าคุณเป็นผู้มีส่วนร่วมในการประชุมที่น่าเบื่ออย่างใดอย่างหนึ่งที่เรากล่าวถึงไปก่อนหน้านี้เป็นไปได้ที่จะมีอิทธิพลต่อกระบวนการประชุม ถามต่อไปว่า“ เราจะทำอย่างไรกับข้อมูลนี้?” หรือ“ เราควรดำเนินการ รับจดทะเบียนบริษัท อย่างไรตอนนี้?” กล่าวอีกนัยหนึ่งทุกครั้งที่การประชุมเริ่มให้ความสนใจกับอดีตหันไปทางอนาคต

หากเป็นการประชุมเพื่อแก้ปัญหามีห้าขั้นตอนในการปฏิบัติตามเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมเป็นไปในเชิงบวกด้วยผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผล

เช่นเดียวกับการประชุมที่ใช้ข้อมูลร่วมกันบ่อยครั้งการแก้ปัญหาการประชุมไม่ถึงศักยภาพสูงสุดของพวกเขาเพราะการประชุมอาศัยอยู่มากเกินไปในสถานการณ์ปัจจุบันหรือในอดีตมากกว่า “สิ่งที่ควรจะเป็น” การใช้ห้าขั้นตอนต่อไปนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณจะยังคงมุ่งเน้นไปที่อนาคตและมีประสิทธิผล

1. ขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเตรียมการประชุมล่วงหน้าสองสามวัน (หนึ่งสัปดาห์เหมาะ แต่ไม่เสมอไป) โดยจดบันทึกย่อเพื่อตอบคำถามสั้น ๆ พวกเขาจำเป็นต้องนำบันทึกเหล่านี้ไปยังที่ประชุม

2. คำถามก่อนการประชุมจะต้องถูกวางกรอบบนสมมติฐานที่ว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว – เช่น จะต้องมีการแสดงในอนาคต ตัวอย่างเช่นหากแผนกบริการโทรศัพท์กำลังมองหาแนวคิดเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจะปรับปรุงการบริการคำถามอาจจะ:“ สมมติว่าเราเพิ่งประสบความสำเร็จในปีที่แล้วและเราได้รับข้อเสนอแนะมากมายซึ่งแนะนำบริการของเรา ให้กับลูกค้าได้รับอัตราแรกในช่วงสิบสองเดือนที่ผ่านมา:

  • เราทำอะไรเพื่อได้รับความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่เช่นนี้?
  • เรามีปัญหาหรือความท้าทายอะไรบ้าง
  • เราแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างไรหรือเผชิญกับความท้าทายเหล่านี้”

3. ในการประชุมขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความคิดเห็นและเขียนรายการเหล่านี้ไว้บนกระดาษไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ต ฯลฯ หมายเหตุ เป็นสิ่งสำคัญมากในการแสดงแนวคิดเหล่านี้เพื่อให้ทุกคนเห็นได้ – สิ่งนี้ช่วยรักษาความสนใจของผู้คนทำให้ผู้คนมีสมาธิและมีประโยชน์สำหรับการประชุม

4. เมื่อการประชุมได้รับฉันทามติที่รายการใดมีค่าและสามารถทำได้คอลัมน์เพิ่มเติมสองคอลัมน์จะถูกเพิ่มไปยังหน้าแผนภูมิพลิกแต่ละหน้า คอลัมน์หนึ่งมุ่งหน้าไปที่“ ด้วยเมื่อ” และอีกคอลัมน์หนึ่งมุ่งหน้าไปที่“ โดยใคร”

5. เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องใช้ภาระงานร่วมกัน ในคอลัมน์แรก“ เมื่อใด” กลุ่มจะถูกขอให้จัดสรรเวลาเมื่อสามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้ เมื่อมีการตกลงกันผู้คนจะถูกขอให้อาสาสมัครรับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการบางอย่าง (ไม่จำเป็นต้องทำ แต่ต้องรับผิดชอบต่อพวกเขา) โดยการตั้งชื่อในคอลัมน์“ โดยผู้” เมื่อทำสิ่งนี้เสร็จสิ้นการประชุมจะมีแผนปฏิบัติการเพื่อแก้ไขปัญหา สิ่งนี้สามารถเขียนและแจกจ่ายให้กับบุคคลที่ติดตามการประชุม

ฉันใช้กระบวนการนี้ในทุกระดับขององค์กรและกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ประสบความสำเร็จในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ไม่ว่าการประชุมของคุณจะเป็นการแบ่งปันข้อมูลหรือการแก้ปัญหาฉันมั่นใจว่าการใช้แนวทางที่กำหนดไว้ในบทความนี้จะทำให้พวกเขาได้รับผลตอบแทนมากขึ้นสำหรับทุกคน หากคุณต้องการคำแนะนำฟรีเกี่ยวกับวิธีสร้างการประชุม “การแก้ปัญหา” ของคุณหรือเพื่อหารือเกี่ยวกับการประชุมใด ๆค้นหาบทความโปรดติดต่อฉัน