ออกแบบ IVR ที่สมบูรณ์แบบ
โซลูชันการจัดการการโทร, โทรศัพท์บนคลาวด์, ivr, pbx, สมาร์ทวอยซ์
การตอบสนองด้วยเสียงโต้ตอบหรือเรียกสั้น ๆ ว่า รับจดทะเบียนบริษัท“การโพสต์จากแขก” เราเรียกว่าโซลูชัน IVR ช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มประสบการณ์การบริการลูกค้าด้วยการอนุญาตให้ผู้โทรเลือกแผนกหรือบุคคลที่ตนต้องการเพื่อพูดคุย ทุกวันนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้โซลูชัน IVR เพื่อทำให้การส่งมอบบริการลูกค้าเป็นแบบอัตโนมัติ และลดค่าใช้จ่ายในการดูแลลูกค้า ด้วยการใช้ IVR ที่โฮสต์บนคลาวด์ ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการโทรเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าสูงสุดจะพึงพอใจกับประสบการณ์การโทร
ต่อไปนี้เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติในการเพิ่มประสิทธิภาพ IVR บางส่วนที่ช่วยในการออกแบบ IVR ที่โดดเด่น ซึ่งสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างมาก
ทำให้ IVR ชัดเจนและมีมนุษยธรรม
มีการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์แล้วว่าเราสามารถแสดงความรู้สึก ทัศนคติ และความเชื่อของเราเกี่ยวกับสิ่งที่ใครบางคนพูดได้ ไม่เพียงแต่จากคำพูดที่พวกเขาใช้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพูด น้ำเสียง และภาษากายของพวกเขาด้วย ระบบ IVR อัตโนมัติมีเสียงอัตโนมัติขณะโต้ตอบกับลูกค้าในสาย ด้วยการใช้ IVR ที่มนุษย์บันทึกไว้ ธุรกิจสามารถรักษาความสนิทสนมกับผู้โทรได้ ดังนั้น ธุรกิจต่างๆ จึงมีทางเลือกในการทำให้ผู้โทรเข้ามามีส่วนร่วมโดยทำให้แน่ใจว่าข้อความนั้นชัดเจนและเสียงจะถูกบันทึกไว้ล่วงหน้าโดยมนุษย์ ผู้ให้บริการโทรศัพท์ระบบคลาวด์มีตัวเลือกในการรับข้อความ IVR ที่บันทึกไว้ล่วงหน้านี้จากนักพากย์มืออาชีพ หรือเลือกจากเทมเพลตเสียงที่หลากหลาย
ควบคุมเมนูเป็น 30 วินาที
ลูกค้าส่วนใหญ่จะตัดสายเมื่อเข้าใจและใช้งาน IVR ได้ยาก การลดความซับซ้อนของตัวเลือกเมนูเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการโฟกัสในขณะที่ออกแบบ IVR ที่โดดเด่น ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมนู IVR ไม่มีตัวเลือกที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็นใดๆ ที่นำทางผู้โทรผิด นอกจากนี้ เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของตัวเลือกเมนูตามความสำคัญและความถี่ของความต้องการของลูกค้า โครงสร้างเมนูที่เรียบง่ายดีกว่าสำหรับผู้โทรเพื่อแก้ไขปัญหาหรือรวบรวมข้อมูลอย่างถูกต้องโดยไม่ต้องยุ่งยากใดๆ
ลดเวลาพักสาย
เป็นการดีกว่าที่จะออกแบบ IVR ในลักษณะที่ลดเวลาพักสายและช่วยให้ผู้โทรได้รับวิธีแก้ปัญหาเร็วขึ้น อย่าพยายามทำให้ลูกค้าเสียเวลาโดยการเล่นข้อความส่งเสริมการขายหรือโฆษณาเมื่อเชื่อมต่อสายแล้ว การหยุดเวลาทำให้ลูกค้าเสียสมาธิจากแรงจูงใจที่แท้จริงของลูกค้า และไม่สามารถสื่อสารที่ดีได้ในช่วงเวลาดังกล่าว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือก IVR ของเรานั้นง่ายสำหรับลูกค้า และพวกเขาจะไม่สับสนระหว่างการนำทาง นอกจากนี้ จะเป็นการดีกว่าหากเพิ่มตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อย้อนกลับไปยังเมนูก่อนหน้าและเมนูหลักเมื่อลูกค้าเลือกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เปิดใช้งานการโทรกลับ
ในบางสถานการณ์ ลูกค้าจำนวนมากรู้สึกหงุดหงิดและตัดสายเมื่อต้องรอนานขึ้นเพื่อสื่อสารกับเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การบริการลูกค้าด้วยการนำเสนอคุณสมบัติการโทรกลับคือตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ ช่วยให้ผู้โทรสามารถขอให้โทรกลับแทนการรอสาย ในขณะที่ออกแบบระบบ IVR ผู้มีอำนาจตัดสินใจต้องแสดงตัวเลือกการโทรกลับ หากการพักสายเกินเวลาขั้นต่ำที่กำหนด
หลังจากตั้งค่าปัจจัยทั้งหมดแล้ว ให้ทดสอบโซลูชัน IVR แบบกำหนดเองก่อนดำเนินการ เราสามารถประเมินประสิทธิภาพของโซลูชัน IVR ได้อย่างถูกต้องโดยการทดสอบ ในขั้นตอนการทดสอบนี้ เราสามารถระบุการแก้ไขและการปรับปรุงที่จำเป็นสำหรับการให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น และลดความพยายามของลูกค้าให้เหลือน้อยที่สุด IVR เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ประสบปัญหาในการให้บริการลูกค้าที่เหนือกว่า IVR ที่ออกแบบมาอย่างดีที่สุดช่วยให้พวกเขาใช้การสนับสนุนลูกค้าที่โดดเด่น Voxbay Solutions มอบโซลูชัน IVR ที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีขึ้น
คุณกำลังมองหาโซลูชันระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่?
ลงทะเบียนสำหรับบัญชีทดลองของเรา
ที่มา: ArticlesFactory.com